Man sollte im Vorfeld verschiedene Use-Cases definieren. Diese können z.B. wie folgt formuliert sein:
Die verschiedenen Produktarten müssen vollständig abgebildet werden können. Können Preise und Abreiseinformationen in unterschiedlich umfangreichen Tabellen ausgegeben werden?
Kann das System unterschiedliche Textvarianten abbilden? Um z.B. Katalogtext und Text für kompakte Flyer zu erfassen oder können verschiedene Vertriebsmarken mit unterschiedlichen Textvarianten abgebildet werden?
Wie einfach können Daten in das eigene Internet-Portal bereitgestellt werden? Welche Möglichkeiten der Webshop-Integration gibt es? Ist der PIM-Anbieter womöglich selber der Web-Integrator? Ist das System offen und kann die eigene Webagentur damit auch damit umgehen?
Wie schnell können Printmedien erzeugt werden? Kann das System die teuren und komplexen Printproduktionen verwalten?
Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Produktionsverfahren:
Vollautomatischer Seitenaufbau mit Templates durch den Produktmanager. Dieses Verfahren ist besonders sinnvoll bei Katalogen, die auf einem einheitlichen Layoutaufbau basieren. Durch die hohe Standardisierung kann die Produktionszeit des Kataloges mit einem 5-köpfigem Team um ca. 50 % verkürzt werden. Sollte man an dieser Stelle denken, dass in dieser Produktionsart die individuelle Layoutqualität fehlt, liegt man falsch. Moderne Template-Engines können eine hochindividuelle Katalogseite automatisch produzieren.
Vollautomatischer Seitenaufbau mit manueller Veredelung. Das Verfahren funktioniert ebenfalls wie unter Punkt a) beschrieben. Jedoch wird vor der finalen Druckfreigabe das Kataloglayout durch erfahrende Grafiker optimiert und grafisch veredelt. Für das Katalogproduktionssystem ist es wichtig, dass auch dieser Workflow innerhalb der Software abgebildet wird, sodass auch die Grafiker reibungslos in den Workflow eingebunden sind. Der Zeitvorteil ist mit einem eingespielten Team annähernd ähnlich, jedoch sind mehr Ressourcen in die Produktion eingebunden, was die Kosten ggf. etwas ansteigen lässt.
Semiautomatischer Aufbau durch den Grafiker. Bei diesem Verfahren greift der Grafiker über ein spezielles Modul direkt auf die Daten aus dem PIM-System zu. Der Aufbau der Seite erfolgt zum Teil automatisch, zum Teil werden Elemente durch den Grafiker frei positioniert und individuell gestaltet. Bei diesem Verfahren hat der Produktmanager keine direkte Seitenvorschau und es entsteht oftmals eine erhöhter Abstimmungsaufwand zwischen Grafiker und Produktmanager. Wichtig ist, dass das System zur Katalogproduktion auch diesen Workflow reibungslos abbildet.
Gute Systeme bilden alle 3 Produktionsformen gleichzeitig ab. Ein Unternehmen mit einem gesunden Printmedienmix aus Katalog, Flyer, Anzeigen und sonstigen Broschüren kann somit die jeweils passende Form der Produktion nutzen.